Agilidad Financiera: desde la Matrícula hasta la Gestión Institucional

Adéntrate en la revolucionaria transformación financiera y el impacto positivo de la  innovación en la Universidad Autónoma de Chile. Cecilia Flores Laurie, Directora Corporativa de Finanzas, comparte los extraordinarios resultados obtenidos al implementar el proyecto Banner. Descubre cómo la universidad ha agilizado procesos desde la matrícula hasta la recaudación, proporcionando a los estudiantes una experiencia educativa excepcional. 

Explora cómo la sinergia entre las áreas académica y financiera ha allanado el camino hacia una gestión eficiente, mejorando tanto la operación como la experiencia del estudiante. 

Cristóbal Montenegro, consultor de soluciones Ellucian, conduce esta conversación para ofrecer una perspectiva experta en el sistema de información estudiantil y de gestión institucional, Ellucian Banner, como parte de nuestro segundo episodio desde la Conferencia Anual de Usuarios Ellucian LAC 2022. 

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La Universidad Autónoma de Chile es una institución de gran tradición y excelencia en educación superior. En este episodio, su directora de finanzas, Cecilia Flores Laurie, nos cuenta cómo la universidad ha implementado una serie de medidas innovadoras para asegurar un buen rendimiento y soporte financiero para sus estudiantes.

Desde la simplificación de procesos y seguimiento de las mejores prácticas de gestión hasta los autoservicios en línea, la Universidad Autónoma se está asegurando de que sus estudiantes obtengan la mejor experiencia educativa posible. A la vez que mantiene su compromiso de proporcionar una educación superior gratuita de calidad dentro de un modelo financieramente sostenible. En la conversación escuchamos a Cristóbal Montenegro, consultor de Soluciones Ellucian y experto del Sistema de Información Estudiantil y de Gestión Institucional, Ellucian Banner.

Bienvenidos a un nuevo podcast de Ellucian. Estoy junto a Cecilia Flores, Directora Corporativa de Finanzas de la Universidad Autónoma. ¿Cecilia, nos puedes contar cuál es tu rol actualmente dentro de la institución? Hola Cristóbal. Bueno, hoy soy la directora corporativa de Finanzas. Mi rol es todo lo que tiene que ver con los ingresos del estudiante desde la matrícula, la cuenta por cobrar, los pagos, la recaudación y no solo de los estudiantes, sino de todos los ingresos que llegan a la universidad, ya sea por pregrado, posgrado, educación continua y por algunas cuotas e ingresos como clínicas, etc.

¿Cuál fue tu rol dentro del proyecto en la implementación que realizaron, el proyecto Banner? fui y soy actualmente la líder funcional de la parte financiera del proyecto. Aquí formamos un equipo del área tanto financiera, académica y la gente de TI, de tecnología. Formamos un equipo funcional donde lo primero que nos tocó hacer fue revisar nuestro proceso, qué hicimos, revisamos los procesos así como lo estábamos haciendo, tuvimos que escribir, hacer flujogramas y nos dimos cuenta que habían unos procesos que la verdad no valía la pena replicarlos en Banner.

Entonces, después de ver qué hacíamos, cómo lo hacíamos, empezamos a ver cómo lo vamos a hacer con Banner y ahí efectivamente qué fue lo que hicimos. Nos adaptarnos Banner, es decir, lo que nos entregaba. Al final nos dimos cuenta de que varios procesos nuestros no aportaban valor y los desechamos. Y es por eso mismo, fue mucho más fácil echar a andar el proyecto financiero.

Si bien es un proyecto complejo o grande que nos tocó y nos llevó tiempo, sudor y lágrimas, se puede decir, pero lo hicimos, lo logramos y el resultado fue muy bueno para el área financiera. Fue muy bueno. 

Y desde el punto de vista de gestión del cambio de tu equipo, cuéntame qué tan doloroso pudo haber sido una instiotución como la suya, de larga data en el contexto de Chile.

A ver, como decía, nos ajustamos a Banner, al proyecto, qué fue lo que hicimos, todos los procesos baseline de Banner, los adaptamos; desarrollamos algunas cosas, pero sin tocar el baseline de Banner. Lo que se tuvo que desarrollar lo hicimos por fuera, después lo acoplamos y así mismo, por ejemplo, logramos el día de la matrícula DEMRE, porque nosotros, qué fue lo que hicimos, primero salimos con posgrado o de alguna forma probar Banner y posgrado. Era menor la cantidad de gente, era alrededor de 2500 mil alumnos. Empezamos el 2021 con posgrado, a probarlo porque era una forma de tenerlo controlado. Y luego el 2022 con DEMRE que ya salimos con pregrado y salimos con pregrado ejecutando todos los procesos, desarrollamos unos cálculos, unos MDU, qué es lo que hacían esos MDU, llegaba la información, por ejemplo del Ministerio de Educación, de los beneficios de los estudiante, gratuidad, los CAE, las becas, los beneficios internos. Esto lo procesaba y lo cargaba a Banner, es decir, cuando ya llegaba la lista de DEMRE con los alumnos seleccionados se encontraban en su autoservicio, ya tenían sus beneficios cargado y por lo tanto los saldos a pagar si es que había saldo, porque muchos de ellos tenían gratuidad. Este proceso en sí corrió perfecto, corrió súper bien y bueno, nos demoramos, por ejemplo, proceso que demoró no sé, dos horas en cargarse y a las 00:00 de la noche, cuando ya DEMRE nos dio la autorización de empezar a matricular, los estudiantes empezaron a hacerlo online. Empezaron a matricularse online, íbamos viendo como iban aumentando las matrículas. A la primera hora ya habían, no sé, 200 estudiante y ya en la mañana las 07:00 esto ya estaba casi completando las matrículas. Teníamos tres días para hacerlo y salió muy bien.

¿Y eso sabes por qué salió tan bien? fue porque hicimos muchas pruebas. Este proceso a partir de pensarlo bien, de configurarlo. Otra cosa muy importante era probar, o sea, hicimos muchas pruebas de cada casuística que se nos ocurría. 

¿Nos puedes contar hoy día cómo fue esa sinergia entre el mundo académico y tu área, que es la parte financiera, de becas. Ustedes hoy día dentro de su suite están con Banner Student, Banner Cuentas por cobrar y el módulo de Banner Student Aid, de ayudas financieras? 

Bueno, formamos un equipo multidisciplinario, estamos trabajando de la mano con el equipo académico, el equipo tecnológico, el equipo de beneficios y de cuenta por cobrar, porque todo lo que hace el área académica impacta en el mundo financiero y alrevés también, todo lo que hacemos nosotros también les impacta.

Así es que y bueno, formar equipo funcional, es decir, gente que conocía el negocio, que conocía su trabajo, ellos eran de alguna forma los líderes funcionales, reuniones periódica, conversar de lo que queríamos dejar fuera de Banner, lo que era necesario para salir en vivo. Y tú quieres salir en vivo con todo lo que quieres, pero la verdad es que en la práctica eso no se puede, hay que priorizar y el resto lo vas haciendo en el camino.

O sea, nosotros salimos en vivo con lo indispensable y funcionó bien. Porque después que sales en vivo tienes que seguir haciendo mejoras y vienen nuevas cosas que vas a ir cada vez agregando para que el proyecto funcione mejor. 

Claro, haciendo esa gobernanza sobre el proyecto para que no se degrade la solución, sino que sigan en esta mejora continua durante el proceso.

Si bien hay, por lo que entendí, estás dentro de la operación, también te aseguras que los procesos o los procesos sigan en un proceso de mejora continua.

Pero lo más importante es la comunicación y el trabajo en equipo de todos estos mundo, que yo te hablo del académico, del tecnológico y del financiero. Tenemos que trabajar en equipo porque estamos relacionados y Banner, además nos obliga a estar relacionados.

Y en ese sentido, ¿cuál sería una recomendación, por ejemplo, para los futuras personas que estén interesadas en nuestras soluciones? ¿Cuál sería tu recomendación? Desde el punto de vista de implementación

Como recomendación es adaptarse a todo lo que Banner hace, o sea, Banner es un clase mundial y está probado que funciona. Entonces es adaptarse a lo que te dicen, no tratar de adaptar los procesos internos a Banner, porque eso no va a funcionar. Adaptarse o lo que Banner te entrega. Si bien hay algunos desarrollo que tienes que igual hacer, pero son los menos. Lo que Banner entrega es lo que te sirve y con eso uno ahorra tiempo y vas a asegurarte también que los procesos funcionen y salgan bien.

Si algunas mejoras y tangibles. Por ejemplo, nos comentaba el proceso del DEMRE es dentro de la Universidad de Chile, muy crítico, si nos puedes comentar en comparación a los procesos que tenían anteriormente versus los procesos del DEMRE, quizá mejor manejo de múltiples periodos, sobre todo para el tema de beneficios, que ya también es un gran tema dentro de Chile.

Nosotros con DEMRE, antes de Banner, teníamos un proceso de matrícula no era online y de alguna forma la pandemia nos obligó a hacer todo online, es decir, que el estudiante se matricule desde su casa, que tome la asignatura, inscriba los ramos, que pague también a través de todo el autoservicio. Así es que el tema de DEMRE es un tema bastante complejo porque DEMRE también todos los años hace nuevas mejoras o cambia el sistema. Ahora, este año, por ejemplo, está la prueba PAES y ya tiene una ponderación hasta los mil puntos. Entonces hay que adaptar continuamente los procesos a lo que te entrega de DEMRE. Y también el Ministerio de Educación por el tema de los beneficios tenemos gratuidad, CAE, becas. También está esto del arancel diferenciado por decil, donde un estudiante paga un arancel que lo fija el Ministerio Educación a través del decir que le corresponde socioeconómicamente. Y también está la ley que dice que el estudiante, por ejemplo, s expira gratuidad tiene que pagar menos por los años que le queden hasta que egresa. Todas esas cosas tenemos que continuamente estar atentos y poder desarrollarlos e incluirlos en el sistema y en el proyecto paras estar actualizado. Y la idea es que el estudiante cuando se va a matricular encuentre ya su estado de pago o su arancel que le corresponde pagar.

Y en cuanto a otros niveles, por ejemplo un posgrado si nos puedes contar cómo ha sido el impacto sobre esos niveles académicos.

Sí, a ver, lo que hicimos ahí es separar de alguna forma los niveles de pregrado, posgrado y también los periodos, porque usamos un periodo para lo que son asignaturas semestrales, otro periodo para las que son trimestrales y en el caso de los posgrado, donde el estudiante se matricula una vez por todo el programa usamos otro periodo distinto, una cosa de orden que fue una buena decisión.

Ahora el posgrado también se matriculó online y generalmente ellos están como más acostumbrado al sistema de pago online, de matrícula online. Ha sido bastante simple para el posgrado, además que de alguna forma yo te comentaba que son mucho menos estudiante.

Es decir que hoy cumplen con ese beneficio que andaban buscando de poder tener flexibilidad en cuanto al cobro en niveles diferenciados porque tienen característica y necesidades distintas.

Sí, así es y cumplimos con eso. Banner nos ayudó y nos solucionó bastantes problemas porque ante el posgrado tenía que firmar los papeles y hacerlo presencial. Ya no es necesario. Ahora. Es más, esto también nos abrió la puerta a impartir cursos de formación técnica o diplomado o lo que sea en forma online. O sea, ya estamos haciendo diplomados, por ejemplo internacionales, donde los estudiantes que no son de Chile están en otro lado y se pueden matricular y pagar y tomar sus clases en forma remota.

¿Y de aquí al futuro qué es lo que viene, cómo se están preparando, cuáles son los retos que van a resolver a futuro? 

Sí, bueno, yo te explicaba que esto siempre es una mejora continua. Nuestros retos ahora son, por ejemplo, la matrícula que viene integrar firma electrónica, que era una de las cosas como yo te decía al principio, que son prioridades para salir en vivo ya vamos a salir en vivo, así que a firma electrónica dejémosla para una segunda etapa.

Y ahora llegó pues la segunda etapa, queremos implementarla para el año 2023, la firma electrónica de los documentos, de los certificados y además ampliar la posibilidad de botones de pago. La parrilla de proveedores para pagar, porque salimos con lo básico con un proveedor y ahora queremos implementar más proveedores, que el estudiante tenga más opciones para pagar a través de botones en línea pero con otros proveedores, esos son como los desafíos pronto ya para el 2023.

Y para ir cerrando, ¿cuál sería tu recomendación para los equipos que ya implementaron, salieron en vivo y hay que seguir en continua mejora. ¿Cuál sería tu recomendación? ¿Formar algún grupo de gerencia sobre los procesos o si nos puedes decir cuál es tu expectativa?

Bueno, esta misma actividad, como este congreso es una buena alternativa también para poder compartir experiencias con otras instituciones, es bueno conocer cómo lo están haciendo otras, cada una tiene algunas ventajas sobre como solucionaron cierto problema. Lo importante aquí es también que las decisiones y el trabajo en equipo se conversen, pero tiene que haber alguien que sea el sponsor o que diga este proyecto se va a hacer así. Nosotros tuvimos la suerte de que nuestro sponsor era el rector. Entonces el proyecto, si bien había un comité funcional, pero el el mayor patrocinador del proyecto era el propio rector, entonces todas las decisiones que tomamos conjunto eran comunicadas y consensuadas entre el equipo. Así es que esa es una buena recomendación para para llevar a cabo. 

¿Y qué te parece que se haya creado el grupo de usuarios de Chile? 

Muy bien, sabes, porque compartimos experiencia, podemos saber como es. Hay cosas que todavía nos falta mucho por crear o por mejorar y es bueno saber qué están haciendo los demás y qué te sirve a ti para poder implementar y compartir esa experiencia, por ejemplo, este tema yo te contaba de la administración de los beneficios otras universidades están pensando como hacerlo y podemos compartir esta información. Yo creo que es bueno hacer estas redes y poder ver cómo lo está haciendo el otro y poder en realidad mejorar, cada vez mejorar.

Muchas gracias Cecilia, Muchas gracias por venir al evento, por participar con nosotros y compartir tu conocimiento.

Muchas gracias Cristobal. Gracias.